Jak oddać pracownikowi niepotrzebny sprzęt?

By 15 stycznia 2019Bez kategorii

Często firmy dysponują niepotrzebnym sprzętem, którego z różnych powodów przedsiębiorcy nie chcą lub nie mogą sprzedać klientom. Nie oznacza to jednak, że są to rzeczy bezwartościowe, z których nikt nie może czerpać korzyści.

Najczęściej osobami zainteresowanymi różnego rodzaju produktami zalegającymi na magazynie są pracownicy. Jak jednak je przekazać, aby nie generować w ten sposób dodatkowych kosztów?

Przychód pracownika?

W praktyce istnieją trzy rozwiązania. Pierwszym wariantem jest przekazanie przedmiotów pracownikowi jako dodatkowego przychodu, jeżeli przedmioty oddane pracownikowi, mają dla niego wymierną wartość i zostały mu przekazane np. na jego prośbę. W takim przypadku wartość przedmiotów stanowi przychód pracownika i podlega normalnemu oskładkowaniu i opodatkowaniu. Wiąże się to zatem z koniecznością poniesienia dodatkowych wydatków po stronie pracodawcy.

Drugą możliwością jest przekazanie takich przedmiotów, które nie zwiększają rzeczywistej wartości aktywów pracownika lub nie powodują rzeczywistej oszczędności albo nie będą dobrowolne. Każdą sprawę należy oceniać analogicznie jak wyjazdy na wycieczki, szkolenia itp. Przy tym rozwiązaniu nie mamy do czynienia z przychodem pracownika, a zatem nie mamy z tego tytułu dodatkowych kosztów. Niestety w razie kontroli może być trudne do udowodnienia, że przekazywane przedmioty nie mają rzeczywistej wartości dla pracownika.

Darowizna czy sprzedaż?

Z całą pewnością niekorzystne byłoby także przekazanie rzeczy w formie darowizny. Po pierwsze darowizna nie stanowi kosztów uzyskania przychodu, po drugie trzeba od niej zapłacić VAT obliczony od wartości darowanych przedmiotów. Dlatego też trzecim rozwiązaniem jest sprzedaż towaru pracownikowi po umówionej cenie. W praktyce jest to wariant najczęściej stosowany, gdyż wiąże się z najmniejszym obciążeniem podatkowym. Jeżeli przedmioty zostaną sprzedane po cenie rynkowej, czyli takiej, za jaką pracodawca towar w obecnej sytuacji sprzedawałby towar, podatek dochodowy i VAT pracodawcy oblicza się według tej ceny. Tutaj strony mają dość dużą swobodę w kształtowaniu cen. Można uznać, że towar zalegający na magazynie, uszkodzony, niewykorzystywany itp. ma wartość wielokrotnie niższą od katalogowej, zwłaszcza jeśli jest niezdatny do użytku. Ustalanie ceny nie może być jednak dowolne, aby organy kontrolne nie uznały, że w rzeczywistości mamy do czynienia z darowizną. Trzeba przy tym pamiętać, że niska cena nie wyłącza naszej odpowiedzialności z tytułu rękojmi, stąd warto sporządzić pisemną umowę, w której dokładnie opisze się wszystkie wady i uszkodzenia.

Podsumowanie

Przedsiębiorcy chcąc się pozbyć niepotrzebnego sprzętu często oferują go swoim pracownikom. Z prawnego punktu widzenia sprawa jest jednak bardziej skomplikowana niż mogłoby się wydawać. Rozwiązaniem najczęściej stosowanym jest sprzedaż rzeczy po cenie, jaką strony uznają za rynkową z uwzględnieniem wszystkich wad towaru. Taka sprzedaż po stronie pracodawcy nie rodzi żadnych kosztów, natomiast nadal może stanowić atrakcyjną ofertę dla pracowników.